Aktenindex erstellen |
  
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Aktenindex erstellen |
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Mit diesem Tool kann die Aktendatenbank neu aufgebaut werden, wenn eigene IDB-Datenbanken in die CRM-Akten integriert werden. Innerhalb der IDB muss es lediglich ein Feld mit der Verknüpfung zu dem jeweiligen Datenbereich geben. Im Falle der Adressakte muss also in der IDB-Satzbeschreibung das Feld „Adressnummer“ vorhanden sein, für die Projektakte das Feld „Projektnummer“ usw. Dabei muss dieses Feld nicht indiziert sein! Folgende Schritte sind für die Integration einer IDB in die Akten erforderlich:
1. Änderungen in der Datei „Akten\AktenIndiv.ini“
Standardmäßig hat die Datei folgenden Inhalt:
[Akten]
0=Adresse
1=Projekt
2=Ansprechpartner
3=Tag/Woche/Monat
[Datenbereiche]
0=E-Mails
1=Termine
2=Gespräche
3=Besuchsberichte
4=Korrespondenzen
5=Wiedervorlagen
6=Verträge
7=Belege
8=Projekte
9=Kampagnen
10=Seriennummern
11=Mahndokumente
12=Aufgaben
13=Telefonzentrale
14=Calls
15=Projektdokumente
[IndivDatenbereiche]
[Akte_0]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6
[Akte_1]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,15
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,15
[Akte_2]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7
[Akte_3]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7
Innerhalb der Sektion [IndivDatenbereiche] müssen nun die ID und die Bezeichnung des neuen Datenbereichs festgelegt werden. Die ID sollte fortlaufend bei 0 beginnend hinterlegt werden, der Bereich von 0 - 499 ist dafür vorgesehen. Wenn beispielsweise die IDB SE0288 (SEPA-Lastschriftmandate) hinzugefügt werden soll, könnte der Bereich so aussehen:
[IndivDatenbereiche]
0=SEPA-Lastschriftmandate
Des Weiteren muss der Datenbereich noch der jeweiligen Akte zugeordnet werden, die möglichen Akten sind in der Sektion [Akten] aufgeführt:
[Akten]
0=Adresse
1=Projekt
2=Ansprechpartner
3=Tag/Woche/Monat
Bleiben wir bei dem Beispiel, dass die IDB SE0288 in die Adressakte integriert werden soll. Die Festlegung der Datenbereiche erfolgt in der Sektion [Akte_<AktenNr>], für die Adressakte also [Akte_0]. Die individuellen Datenbereiche werden mit einem vorangestellten I registriert, d.h. der Bereich [Akte_0] wird geändert:
[Akte_0]
Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0
DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0
Im Eintrag „Datenbereiche“ sind alle Datenbereich-IDs aufgelistet, über „DatenbereicheKarteikarten“ kann man festlegen, ob es für diesen Datenbereich auch eine gesonderte Kartei geben soll.
2.Änderungen in der Datei „Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini“
In der Datei „Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini“ werden pro Datenbereich diverse Parameter festgelegt. Standardmäßig ist diese Datei noch leer. In unserem Beispiel werden nun folgende Inhalte hinterlegt:
[Datenbereich_I0]
BezeichnungAllgemein=SEPA-Lastschriftmandate
BezeichnungKartei=SEPA
BezeichnungElement=SEPA-Lastschriftmandat
KarteiBitmap=SepaKarteiSymbol.bmp
TabellenBitmap=SepaTabelleSymbol.bmp
TabellenEintragZeile2=[51_100]
TabellenEintragZeile3=Erstellt von [BEDIENERNAME_159]
DatenbankTyp=IDB DatenbankID=SE0288
PositionErfasstGeaendert=159
LaengePrimaerindex=30
PositionAdr=151
PositionDatum=31
BearbeitenWorkflowScript=SE1513
Beschreibung der einzelnen Einträge:
BezeichnungAllgemein Bezeichnung für den Datenbereich, wird an verschiedenen Stellen der Akten so angezeigt
BezeichnungKartei Name der Karteikarte
BezeichnungElement Bezeichnung für ein Element des Datenbereiches
KarteiBitmap Bitmap für Karteikarte (Größe: 16x16 Pixel)
TabellenBitmap Bitmap für Tabelle (Größe: 16x16 Pixel)
TabellenEintragZeile2 Ausgabe der 2. Zeile des Tabellenelements
TabellenEintragZeile3 Ausgabe der 3. Zeile des Tabellenelements
DatenbankTyp Typ der Datenbank, bei individuellen Datenbanken momentan immer IDB
DatenbankID ID der Datenbank (= Name der IDB)
PositionErfasstGeaendert Position des Feldes „Erfasst von“
LaengePrimaerindex Länge des Primärindex in Byte
PositionAdr Satzposition des Adressfeldes
PositionDatum Position des Datumfeldes (nach diesem Datum wird der Eintrag innerhalb der Akten einsortiert)
BearbeitenWorkflowScript Das Bearbeiten eines Datensatzes dieses Typs erfolgt über das hier hinterlegte Script.
Weitere mögliche Einträge:
PositionPrj Satzposition des Projektfeldes (notwendig für die Integration des Datenbereiches in die Projektakte)
PositionAnp Satzposition des Ansprechpartnerfeldes (für Partnerakte)
PositionUhrzeit Satzposition des Uhrzeitfeldes (relevant für die chronologische Sortierung der Akteneinträge)
3.Vorschaufenster erstellen
Für den neuen Aktendatenbereich muss nun ein Vorschaufenster erstellt werden. Am einfachsten kopiert man sich eine bestehende Vorschaudatei (z.B. „Vorschau011.htm“). Der Dateiname für den neuen individuellen Datenbereich ist „Vorschau<3stellige Datenbereichnummer>.htm“, in unserem Beispiel also VorschauI000.htm.
4.Aktenindex neu aufbauen
Als letztes muss noch die Aktendatenbank neu aufgebaut werden, damit die neuen Einträge aus der IDB auch innerhalb der Akte angezeigt werden. Dies erfolgt im Datenbankassistent unter „Tools“ / „Spezial“, Punkt „Aktenindex erstellen“.