Mit [STRG]+[2] öffnet BüroWARE das Feld VERKÄUFER. Um einen Verkäufer zuzuordnen, haben Sie zwei Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie mit oder ohne Verkäuferkarten arbeiten.

Grundeinstellungen - Verkäuferkarten

Sie arbeiten ohne Verkäuferkarten:

Tragen Sie in das Feld VERKÄUFER die Verkäufernummer ein. Um den zutreffenden Verkäufer zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5] oder klicken Sie auf den Symbolbutton .

BüroWARE öffnet die Auswahltabelle der Verkäufer/Vertreter. Wählen Sie den zutreffenden Verkäufer aus und übernehmen Sie die Verkäufer-/Vertreternummer mit [RETURN], [F9] oder einem Klick mit der Maus auf den Symbolbutton .

Um den Verkäufer zuzuordnen, drücken Sie [F9] oder klicken Sie auf den Symbolbutton .

Sie arbeiten mit Verkäuferkarten:

BüroWARE erwartet im Feld VERKÄUFER eine Eingabe. Ziehen Sie hierzu die Verkäuferkarte durch den Magnetkartenleser der Kasse.

Der Verkäufer kann auch im offenen Bon gewechselt werden. Der Wechsel gilt dann für alle Artikelpositionen, die nach dem Wechsel der Verkäufernummer erfasst oder gescannt werden. Zuvor erfasste oder gescannte Artikelpositionen bleiben davon unberührt.

Drücken Sie [F3], um Barbelege für eine im System hinterlegte Adressnummer (Stammkunde) zu erfassen. BüroWARE öffnet das Feld KUNDE und erwartet entweder die Eingabe der Adressnummer oder der Kartennummer, je nachdem, ob Sie mit oder ohne Kundenkarten arbeiten.

Sie arbeiten ohne Kundenkarten:

Tragen Sie in das Feld KUNDE die Adressnummer des Kunden ein. Um den zutreffenden Kunden zu suchen, drücken Sie die Funktionstaste [F5] oder klicken Sie auf den Symbolbutton .

BüroWARE öffnet den Such- u. Auswahldialog für Kunden. Geben Sie in der Suchmaske Ihre Suchbegriffe ein (z.B. PLZ / KURZNAME / TELEFON / NAME / ORT des Kunden), drücken Sie [F9], um die Suche zu starten. Wählen Sie nun im Suchergebnis (Tabelle) den zutreffenden Kunden aus und übernehmen Sie die Adressnummer mit [RETURN], [F9] oder einem Klick mit der Maus auf den Symbolbutton .

Um den Kunden für diesen Barbeleg zu verwenden, drücken Sie [F9] oder klicken Sie auf den Symbolbutton .

Sie arbeiten mit Kundenkarten:

BüroWARE erwartet im Feld KUNDE eine Eingabe. Ziehen Sie hierzu die Kundenkarte durch den Magnetkartenleser der Kasse. Der Kunde wird nun für diesen Barbeleg verwendet.

[F7] können Sie dazu nutzen, einen offenen Beleg zurückzustellen und die Barerfassung wieder freizugeben.

[F8] können Sie primär dazu verwenden, geparkte (zurückgestellte) Belege in die Barerfassung zu übernehmen und abzuschließen.

Belege holen/bearbeiten

Möchte der Kunde mit Bargeld zahlen, drücken Sie [F6]. BüroWARE öffnet das Feld GEGEBEN, in das Sie den Betrag eintragen, den Sie vom Kunden erhalten haben.

Drücken Sie anschließend die Funktionstaste [F9] oder klicken Sie auf den Symbolbutton .

Wie BüroWARE nun reagiert, hängt vom Betrag ab, den der Kunde Ihnen gegeben hat:

- Der vom Kunden erhaltene Betrag ist höher oder exakt gleich dem zu zahlenden Betrag:

BüroWARE zeigt Ihnen im Bereich "Display" den Betrag an, den Sie dem Kunden noch zurückgeben müssen (Rückgeld). BüroWARE druckt den Bon und gibt die Barerfassung für den nächsten Kunden frei.

- Der vom Kunden erhaltene Betrag ist geringer als der zu zahlende Betrag:

Reicht der vom Kunden gegebene Betrag nicht aus, um den zu zahlenden Betrag auszugleichen, wird Ihnen im Bereich "Display" der noch offene Betrag angezeigt. In diesem Fall können Sie eine weitere Zahlart wählen (Karte [F10], Rechnung [F11] oder Gutschein [SHIFT]+[F6]), um den Restbetrag auszugleichen. BüroWARE gibt die Barerfassung erst dann wieder frei, wenn der Zahlbetrag vollkommen ausgeglichen (bezahlt) wurde.

Die [F10]-Funktion können Sie nutzen, wenn der Kunde mit Kredit- oder EC-Karte zahlen möchte. Bei der weiteren Vorgehensweise kommt es darauf an, ob Sie das Kartenzahlungssystem elPAY einsetzen oder ob Sie ein anderes Kartenzahlungssystem verwenden.

- Das Kartenzahlungssystem elPAY wird eingesetzt (Kassenstammdaten elPAY Arbeitspfad):

BüroWARE übergibt den Zahlbetrag an elPAY und öffnet die elPAY-Zahlungsmaske. Nach Abschluss des Zahlungsvorgangs durch elPAY wird die Barerfassung von BüroWARE für den nächsten Kunden freigegeben, wenn die Zahlung ordnungsgemäß erfolgt ist. Wurde der Zahlungsvorgang nicht ausgeführt, bleibt der Beleg offen und Sie können eine andere Zahlungsart wählen (z.B. Barzahlung [F6]) oder Sie versuchen nochmals eine Kartenzahlung.

- Es wird ein anderes Kartenzahlungssystem eingesetzt:

BüroWARE öffnet bei Verwendung der Funktion Kartenzahlung [F10] eine Auswahl der verfügbaren Kartenarten. Bevor Sie eine der Kartenarten durch Klick auf den entsprechenden Symbolbutton auswählen, müssen Sie den zu zahlenden Betrag in das fremde Kartenzahlungssystem manuell eingeben und dort die Bestätigung der Zahlung abwarten. Erst nach Bestätigung der Zahlung durch das Kartenzahlungssystem klicken Sie auf das zutreffende Kartensymbol (z.B: EC-Karte). BüroWARE gibt dann die Barerfassung für den nächsten Kunden frei.

Wollen Sie das Lastschriftverfahren bei bekannten Kunden (Stammkunden) selbst durchführen oder wollen Sie dem Kunden die Ware auf Rechnung geben, können Sie [F11] drücken. Voraussetzung ist, dass der Barbeleg für eine im System hinterlegte Adressnummer erfasst wurde, also nicht auf die Standardadresse für anonyme Barverkäufe. Gegebenenfalls müssen Sie den Kunden vor Ausführung dieser Zahlfunktion mit [F3] oder einem Klick auf den Symbolbutton <Kunde> auswählen und die Kundennummer mit [F9] oder

übernehmen.

Möchte ein Kunde die gekaufte Ware mit einem Gutschein ganz oder teilweise bezahlen (z.B. Einlösen eines Geschenkgutscheins oder einer Gutschrift) oder eine Anzahlung verrechnen (z.B. geleistete Anzahlung für einen Auftrag), nutzen Sie mit [SHIFT]+[F6] diese Zahlfunktion. BüroWARE öffnet das Feld GUTSCHEIN und erwartet von Ihnen die Eingabe der Gutscheinnummer. Sollte die Gutscheinnummer auf dem Gutschein nicht vermerkt sein, drücken Sie die Funktionstaste [F5] oder den Symbolbutton

.

BüroWARE öffnet dann eine Auswahltabelle mit allen offenen Gutscheinen des Kunden. Suchen Sie den zutreffenden Gutschein aus und übernehmen Sie die Gutscheinnummer mit [F9] oder einem Klick auf

.

Bestätigen Sie die von Ihnen übernommene oder eingetragene Gutscheinnummer mit [F9] oder einem Klick auf

.

Wie BüroWARE nun reagiert, hängt von der Höhe des Gutscheinbetrages und des zu zahlenden Betrages ab:

- Der Gutscheinbetrag ist identisch mit dem zu zahlenden Betrag:

BüroWARE schließt den Bon ab und gibt die Belegerfassung für den nächsten Kunden frei.

- Der Gutscheinbetrag ist niedriger als der zu zahlende Betrag:

BüroWARE vermindert den zu zahlenden Betrag um den Gutscheinbetrag. Im Bereich "Display" wird der offene Restbetrag angezeigt. Sie können nun zur Begleichung des Restbetrages eine andere Zahlungsart wählen (z.B. Barzahlung [F6]). Sollte der Kunde weitere Gutscheine einlösen wollen, verwenden Sie einfach nochmals die Zahlungsart <Gutschein> [SHIFT]+[F6], um den nächsten Gutschein zu verrechnen - so lange, bis alle vom Kunden vorgelegten Gutscheine verrechnet sind. BüroWARE schließt den Bon ab und gibt die Belegerfassung für den nächsten Kunden frei, wenn der Gesamtbetrag des Bons komplett bezahlt wurde.

- Der Gutscheinbetrag ist höher als der zu zahlende Betrag:

Hierbei entsteht ein negativer Restbetrag ("Rückgeld"). In den Grundeinstellungen können Sie festlegen, bis zu welcher Höhe der verbleibende Gutscheinbetrag an den Kunden ausgezahlt wird.

- Verbleibender Gutscheinbetrag wird nicht ausgezahlt:

Ist der Restbetrag höher als der in den Grundeinstellungen eingetragene Betrag, schließt BüroWARE den aktuellen Bon automatisch ab, das verbleibende Rückgeld wird buchungstechnisch aus dem Bestand entnommen und ein neuer Gutschein in Höhe des Restbetrages erstellt. Über den Restbetrag wird zusätzlich ein Bon ausgedruckt.

- Verbleibender Gutscheinbetrag wird ausgezahlt:

Schließen Sie den Bon mit der Funktion <Barzahlung> [F6] ab. Bestätigen Sie den Betrag im Feld GEGEBEN mit [F9] oder einem Klick auf den Symbolbutton

.

Zahlen Sie dem Kunden den verbleibenden Betrag aus.

Mit [SHIFT]+[F10] verzweigt BüroWARE in die Symbolleiste "Extras" mit weiteren Bearbeitungsfunktionen.

Die Symbolbuttons - Extras

Drücken Sie [ALT]+[F4], um die Barerfassung zu schließen. Beachten Sie bitte, dass Sie die Barerfassung bei offenem Bon nicht verlassen können. Gegebenenfalls parken Sie den Beleg mit der Funktion <Parken> [F7], um die Belegerfassung freizugeben und dann zu schließen.